Snabbare och enklare med digitala mätkvitton

Nu ska handskrivna mätkvitton vid åkarmätning bli digitala. Redan till sommaren ska chaufförerna registrera mätkvittona digitalt. På så sätt ökar effektiviteten avsevärt samtidigt som externa skogsägare, entreprenörer och åkare får snabbare betalt.

Nyheter | 2013-07-08

Merparten av det virke som Sveaskog säljer körs direkt till kund, där det mäts av oberoende part och registreras i branschgemensamma virkesmätningssystemet VIOL. Undantaget är framför allt biobränsle som ofta körs till obemannade uppsamlingsterminaler där uppkoppling till VIOL saknas. Fram till nu har chaufförerna därför gjort manuella mätkvitton i samband med avlämningen.

- Risken med den manuella hanteringen är att uppgifter kan saknas eller blir fel och att kvitton blir liggande eller försenas på grund av sen postgång. Genom att registrera mätningen digitalt minimerar man både risken för fel och snabbar på processen betydligt, säger Anna Adrup som leder utrullningen av digitaliseringsuppdraget.

Fördel för Sveaskogs leverantörer

En annan fördel är att tungrodd och tidskrävande administration försvinner.

- Mycket har handlat om felsökning. Fram till nu har vi lagt ungefär två arbetsdagar i månaden på att hantera manuella mätkvitton, bara på vårt kontor här i Piteå – tid som vi nu kan lägga på annat, säger Håkan Bergström, virkesadministratör på Sveaskog.

Digitaliseringen gör också att externa skogsägare, entreprenörer och åkare får snabbare betalt genom att betalningsunderlaget registreras direkt och inte riskerar att fastna längre fram i kedjan.

- Frågan med digitalisering av mätkvitton har fått allt större aktualitet eftersom hanteringen av biobränsle ökar. Den förstudie vi gjorde visade att vi har cirka 100 mottagningsplatser där vi utför partsmätning, det vill säga att en av parterna i affären utför mätningen och inte opartiska virkesmätningsföreningen VMF. Totalt rör det sig om cirka 15 000 mätkvitton årligen, berättar Anna Adrup.

Snabbare och enklare process

I praktiken går det till så att chauffören registrerar mätningen digitalt i en mobil enhet. Systemet som används är Sveaskogs lagerhanteringssystem Prolog som åkerierna redan är bekanta med. En lyckad pilot har genomförts där ett antal åkerier redan registrerar sina mätkvitton digitalt.

- Det nya förfarandet är väldigt enkelt och självinstruerande. Under våren kommer våra logistiker att gå ut med information till alla berörda, säger Anna Adrup.

Digitaliseringen har också den positiva sidoeffekten att kvaliteten på informationen i Prolog höjs ytterligare ett steg när alla måste registrera data på samma sätt.

- Tidigare har man kunnat samla ihop alla körningar och registrera dem i slutet på dagen eller nästa dag. Nu måste man registrera mätningen direkt när man har utfört den, vilket både innebär att registreringarna blir korrekta och att systemet alltid innehåller aktuella värden, säger Mikael Zachrisson, uppdragsledare för att ta fram det nya verktyget.

Nya krav på mätrutiner

Parallellt med detta pågår också ett projekt kring kvalitetssäkrad partsmätning. Anledningen är förändringar i virkesmätningslagen som troligtvis träder i kraft 1 januari 2015. Förändringarna innebär att man måste säkerställa att mätkvaliteten vid åkarmätning är lika hög som när den genomförs av någon av de tre oberoende virkesmätningsföreningarna.

– Genom digitaliseringen av mätkvitton har vi inrapporteringsrutinen klar. Nu håller vi också på att se över övriga rutiner, hur kontrollmätning ska göras och vilken utbildning och praktiska hjälpmedel som lastbilschaufförerna kan behöva, säger Roger Johansson, affärsutvecklingschef på Sveaskog.

För mer information

Roger Johansson
Affärsutvecklingschef
0225-71 20 03

Anna Adrup
Verksamhetsutvecklare
+4619195045

Håkan Bergström
Virkesadministratör
+4691178436

 

Fem vinster med digitala mätkvitton

  • Med digital registrering finns ingen risk för att mätkvitton blir felregistrerade.
  • Effektivare hantering, där man slipper skicka handskrivna kvitton med post för instansning på annan ort.
  • Kortare ledtid till när data blir synliga i VIOL och andra uppföljningssystem.
  • Den snabbare processen gör att leverantörer kan få betalt snabbare.
  • Tydliga rutiner för själva mätningsförfarandet gör det enklare att säkerställa och bedöma kvaliteten på mätningen.

Så utvecklades det nya digitala mätverktyget

 Det nya digitala mätverktyget i Prolog har utvecklats av it-företaget Imano med Valle Rönnstedt som IT-arkitekt och systemutvecklare och Mikael Zachrisson som uppdragsledare. Imano ligger även bakom utvecklingen av Prolog. Arbetet har skett i nära samarbete med logistiker, virkesadministratörer och användare.
– Det har varit ett fantastiskt engagemang från alla och redan under hösten kunde vi köra de första demoversionerna för åkerierna. Responsen blev mycket positiv och under våren har vi fortsatt med pilotprojekt i större omfattning, berättar Mikael Zachrisson, uppdragsledare för digitaliseringsuppdraget.